Einkauf, digitale Lieferantenakte

Die Analyse von Produktspezifikationen, der Angebotsvergleich und Freigabeprozesse können mit DocuWare im Einkauf schnell, transparent und effizient erledigt werden. Zusammengehörige Dokumente stehen Ihnen auf Knopfdruck zur Verfügung, auch direkt aus Ihrem ERP-System heraus.

Herausforderungen im Einkauf

Einkaufsprozesse sind zeitintensiv, v.a. wenn es sich um nicht standardisierte Einkäufe handelt, beispielsweise bei Gütern oder Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen nur alle paar Monate benötigt. Produktspezifikationen und Leistungen verschiedener Lieferanten und Dienstleister müssen vom Einkauf miteinander verglichen werden. Der Zugriff auf ältere Einkaufsunterlagen würde dabei sicherlich helfen. Jedoch dauert das Wiederfinden im Papierarchiv oder in der Ordnerstruktur auf dem Server so lange, dass es sich am Ende doch nicht lohnt. Stattdessen akzeptieren Sie die aktuellen Konditionen des neuen Lieferanten einfach. Und das, obwohl gute Angebotsvergleiche Ihrem Unternehmen schnell mehrere Tausend Euro pro Jahr einsparen könnten, je nach Volumen Ihres Einkaufs.

Auch Freigabeprozesse sind nicht immer optimal gestaltet. Bevor eine Abteilung eine größere Bestellung in Auftrag geben kann, muss diese zunächst einmal vom Einkauf freigegeben werden. Papierformulare werden zwischen verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen umhergereicht, die Freigabe dauert häufig deutlich zu lange. Ist die einzukaufende Ware produktionskritisch, ergeben sich weitere Probleme, wenn Ihr Unternehmen deshalb Kundenbestellungen nicht wie vereinbart ausliefern kann.

Bei bereits getätigten Einkäufen kommt es in der Regel zu einer Prüfung der vom Lieferanten gestellten Rechnung. Die für den Einkauf verantwortliche Fachabteilung muss dabei die Eingangsrechnung freigeben. Liegt die Lieferung schon einige Zeit zurück, würde ein Vergleich der Rechnung mit der ursprünglich getätigten Bestellung und der erhaltenen Lieferung Sinn machen – aber nur, sofern die Dokumente einfach eingesehen werden können. Liegen die Unterlagen in anderen Archiven, werden viele Eingangsrechnungen einfach „durchgewunken“. Eine intensive Prüfung lohnt sich v.a. bei kleinen Beträgen nicht. Leider macht „Kleinvieh auch Mist“ und am Ende liegt das Risiko bei Ihrem Unternehmen.

Welchen Nutzen bringt der Einsatz von DocuWare im Einkauf?

Mit DocuWare liegen sämtliche Einkaufsdokumente in einem einzigen zentralen Archiv vor, unabhängig von Format oder Herkunft der Unterlagen. Von den ursprünglichen Angeboten der Lieferanten über ausgehende Bestellungen und Lieferscheine bis hin zu den Rechnungen: DocuWare zaubert Ihnen alle Dokumente auf Knopfdruck herbei – wenn Sie möchten, auch als Direktzugriff aus Ihrem ERP-System, in welches DocuWare in der Regel einfach integriert werden kann.
Aufgabenlisten zeigen dem Anwender zu bearbeitende Dokumente an. Freigaben werden intuitiv über elektronische Stempel gesteuert

Anwender können damit Einkaufsaktivitäten schneller und kostengünstiger abwickeln. Unterschiedliche Angebote sowie Produkt- und Serviceleistungen vergleichen Sie dank DocuWare im Einkauf schnell miteinander: Denn Ihre Mitarbeiter können auch auf Bestellunterlagen zurückgreifen, die u.U. schon Jahre zurückliegen.

Besonders interessant: Durch den abteilungsübergreifenden Zugriff können auch berechtigte Kollegen aus den Fachabteilungen entsprechende Recherchen durchführen, ohne dabei die Zeit des Einkaufs in Anspruch nehmen zu müssen.

Prozesse bei der Bestellfreigabe sowie bei Eingangsrechnungen beschleunigen sich gleichzeitig um ein Vielfaches. Mit elektronischen Stempeln und Aufgabenlisten haben Anwender immer den Überblick. Ihr Unternehmen kann schneller einkaufen und damit schneller produzieren – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in der heutigen Zeit.

Wie kann DocuWare im Einkauf eingesetzt werden?

Analyse von Produktspezifikationen

Gerade bei produzierenden Unternehmen entscheidet sich die Qualität Ihrer Fertigung bereits beim Einkauf und bei den Merkmalen der eingekauften Produkte. Mit DocuWare im Einkauf verwalten Ihre Mitarbeiter sämtliche Produktspezifikationen und Übersichten in einem zentralen Dokumentenpool. Über Indexbegriffe finden berechtigte Anwender aus allen Abteilungen wichtige Unterlagen in wenigen Augenblicken. Benötigen Sie Informationen zu einem ganz speziellen Produkt, so geben Sie einfach die Produktnummer oder den Namen in das Volltext-Suchfeld von DocuWare ein. In einer Ergebnisliste finden Sie anschließend alle Treffer, in denen Produktnummer oder -name enthalten ist. Von dort können Sie die Suche weiter eingrenzen, bis Sie die für Ihre Arbeit relevanten Unterlagen gefunden haben. Die Qualität des Einkaufs steigt. Fehlerhafte Einkäufe werden vermieden.

Angebotsvergleich

Angebote verschiedener Lieferanten werden in DocuWare einfach und sicher abgelegt und stehen bei Evaluierungen und Vergleichen sofort wieder zur Verfügung. Das gilt für kürzlich erhaltene Angebote ebenso wie für Bestellungen, die ein Kollege aus einer anderen Abteilung Jahre zuvor getätigt hat. Durch eine bessere Informationsversorgung verbessern sich Verhandlungsposition und Einkaufsentscheidungen. Ihr Unternehmen spart am Ende bares Geld.

Freigabeprozesse

Freigaben und Autorisierungen sind im Einkaufsprozess an mehreren Stellen relevant. Größere Bestellungen müssen vorab vom Vorgesetzten oder von der Einkaufsabteilung geprüft werden. Ist die Freigabe papierbasiert, so ist der aktuelle Stand oft unbekannt und der Prozess dauert zu lange. Bestellungen verzögern sich.

Auf der Rechnungsseite müssen Eingangsrechnungen vor der Bezahlung von den Fachabteilungen freigegeben werden. Dauert dieser Prozess zu lange, können Skontoerlöse nicht in Anspruch genommen werden.

DocuWare digitalisiert auf Wunsch sämtliche Freigabeprozesse im Einkauf. Intern erstellte Dokumente, wie Papierformulare, werden mit DocuWare digital nachgebaut. Externe Dokumente, wie Eingangsrechnungen, werden gescannt und im zentralen Archiv abgelegt. DocuWare versieht sämtliche Dokumente dabei mit Indexbegriffen, welche später ein einfaches Wiederfinden ermöglichen. Nach der Ablage erkennt DocuWare für den Workflow relevante Dokumente und leitet sie an die erste Station im Freigabeprozess weiter. Anwender finden zu bearbeitende Unterlagen in einer Aufgabenliste oder werden alternativ per E-Mail informiert. E-Mail-Benachrichtigungen von DocuWare enthalten auf Wunsch auch einen direkten Link auf die einzelnen Dokumente oder auf eine Aufgabenliste. Über elektronische Stempel können Mitarbeiter Unterlagen freigeben, ablehnen oder anderweitig bearbeiten. Je nach der Konfiguration Ihres DocuWare-Systems.

Bilden Sie Ihre Prozesse 1:1 digital ab

Die Möglichkeiten sind so umfangreich, dass Ihr derzeitiger Prozess mit sicherer Wahrscheinlichkeit 1:1 in digitaler Form abgebildet werden kann – nur, dass er jetzt effizienter und automatisierter abläuft: Vertreterregelungen, parallele Freigaben, mobiler Zugriff von Smartphone und Tablet oder automatisierte Dokumentenabgleiche und Freigaben sind nur einige Beispiele. Benötigt ein Anwender an einem Punkt des Workflows weitere Unterlagen für die Freigabe, so stellt DocuWare diese auf Knopfdruck bereit. So können Sie beispielsweise ausgehend von einer freizugebenden Eingangsrechnung ganz einfach auf die Bestellung mit den entsprechenden Preisen sowie den Lieferschein zurückgreifen. Auf der am Bildschirm geöffneten Rechnung klicken Sie dazu einfach auf den Bereich „Verlinkte Dokumente“. Schon können Sie die gewünschten Dokumente einsehen. Ihre Prozesse beschleunigen sich durch den Einsatz von DocuWare erheblich und Mitarbeiter kennen stets den aktuellen Stand der Bearbeitung. Einkaufsprozesse werden schlanker und damit kostengünstiger. Ihr Unternehmen erreicht eine höhere Wettbewerbsfähigkeit.

Kontakt

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Sven Richnow

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