Digitales Vertragsmanagement

Herausforderungen beim Vertragsmanagement

Rechtsabteilungen verwalten eine Vielzahl an Schriftstücken und Unterlagen, oft in unterschiedlichsten Formaten. Bei Recherchen stehen deshalb grundsätzlich Suchen in mehreren Archiven an: So muss der ursprüngliche Vertrag in Aktenordnern gesucht werden, während die letzte Tarifaktualisierung als E-Mail-Nachricht in Ihrem Mail-Programm liegt oder als PDF-Datei in der Ordnerstruktur auf dem Server. Stehen Verträge zur Neuverhandlung an, so müssen die alten Verträge und Tarife mit den aktuellen verglichen werden. Schwierig wird es vor allem dann, wenn es in den Jahren zu mehreren Tarifänderungen kam oder mehrere Versionen einer Preisliste vorliegen. Um eine gewisse Ordnung zu halten, verbringt die Rechtsabteilung leider zu viel Zeit mit dem Archiv, anstatt sich auf die eigentlichen Kompetenzen zu konzentrieren.

Gleichzeitig werden vor allem Service-Verträge, die Ihr Unternehmen einmal abgeschlossen hat, zu wenig hinterfragt. Oft sind mit der Zeit Alternativen oder neue Lieferanten am Markt günstiger geworden. Es kostet Ihr Unternehmen deshalb bares Geld, wenn Verträge nicht rechtzeitig gekündigt bzw. neu verhandelt werden. Je mehr Verträge es in Ihrer Organisation gibt, desto schwieriger wird der Überblick: Papierarchive bieten leider keine automatisierte Wiedervorlage an. Kündigungsfristen werden so oft verpasst und Service-Verträge verlängern sich ungewollt für mehrere Monate oder sogar Jahre.

Neuverträge Ihres Unternehmens müssen vor der Unterschrift gemäß dem Vier-Augen-Prinzip geprüft und freigegeben werden. Befinden sich verantwortliche Mitarbeiter auf Reisen und können deshalb nicht auf Papierdokumente zugreifen, so entstehen oft weitere Vertragsversionen und Kopien, denn die Unterlagen werden den Kollegen einfach per E-Mail oder Fax hinterhergeschickt. Fachabteilungen oder die juristische Abteilung ändern den Inhalt, und schon weiß am Ende keiner mehr, welche Version eigentlich die richtige ist. Denn sobald mehrere Kopien eines Dokuments im Umlauf sind, arbeiten Ihre Mitarbeiter nicht mehr mit dem gleichen Dokument.

Transparenz und Effizient erzeugen

Ein zentraler Zugriff auf die Unterlagen wäre aber auch dann gewünscht, wenn die monatliche oder quartalsweise Rechnung eines Lieferanten zur Prüfung in der Fachabteilung ansteht. Die berechneten Leistungen müssen mit den verhandelten Konditionen verglichen werden, um eine Rechnung zur Bezahlung freizugeben. Liegen Verträge und Original-Unterlagen aber im Papierarchiv der Rechtsabteilung, so wird der Freigabeprozess schnell zum administrativen Albtraum.

Verträge bilden die wichtigsten Konditionen Ihres Unternehmens mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern ab und sind deshalb im Allgemeinen als unternehmenskritisch anzusehen – besonders bei rechtlichen Auseinandersetzungen. Ein gutes Vertragsmanagement bei gleichzeitigem sinnvollem Einsatz von Ressourcen ist deshalb für jede Organisation eine unternehmerische Herausforderung.

Wie kann DocuWare beim Vertragsmanagement eingesetzt werden?

Zeitliches Vertragsmanagement und Wiedervorlagen

Mit der elektronischen Vertragsakte profitiert Ihr Unternehmen gleich zweifach. Zum einen werden Verträge übersichtlich und voll indexiert im DocuWare-Archiv abgelegt und stehen daher immer auf Knopfdruck zur Verfügung. Gleichzeitig steuert DocuWare die Wiedervorlagen, denn jeder Vertrag kann auf Wunsch mit einer Ablauffrist versehen werden, also einem Datum, zu welchem der Vertrag ausläuft. DocuWare informiert Ihre Mitarbeiter rechtzeitig, wenn ein Vertrag zur Kündigung oder Neuverhandlung ansteht. Fristen werden dadurch nicht mehr versäumt und Ihr Unternehmen hat ausreichend Zeit, die Neuverhandlungen einzuleiten bzw. nicht mehr benötigte Verträge fristgerecht zu kündigen.

Langzeitarchivierung und rechtliche Sicherheit

DocuWare legt sämtliche Dokumente in einem zentralen, revisionssicheren Dokumentenpool ab. Papierverträge werden eingescannt und automatisiert anhand des Dokumenteninhalts indexiert oder aber mit wenigen Klicks vom Anwender im Archiv abgelegt. Gleiches gilt für elektronische Dateien, wie Tarifinformationen im PDF-Format. E-Mails und eigene Ausdrucke sind sogar noch einfacher übertragbar, da sich DocuWare in der Regel direkt in ihr web- oder desktopbasiertes Programm integriert und von dort E-Mail-Nachrichten oder Ausdrucke direkt für die Archivierung übernimmt.

Ein filigranes Rechtesystem regelt bei Suchen im Archiv, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung welche Rechte auf welche Dokumente hat. Das DocuWare-Rechtesystem geht weit über einfache Lese- oder Schreibrechte einer Ordnerstruktur hinaus und erlaubt dadurch die korrekte Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen.

Unterlagen sind durch das Vertragsmanagement mit DocuWare auch nach Jahren innerhalb weniger Sekunden auffindbar. Ihr Unternehmen hat dadurch stets die Sicherheit, die Sie bei vertraglichen Angelegenheiten oder rechtlichen Auseinandersetzungen benötigen.

Vertragsfreigabe-Prozesse

Bevor ein Vertrag unterschrieben werden kann, muss er sowohl der Fachabteilung als auch der juristischen Abteilung vorgelegt werden. Wünschen beide Seiten Änderungen, so ist oft unklar, welche Version jetzt eigentlich die richtige ist. Die Vertragsunterzeichnung verzögert sich zudem, wenn sich einzelne Mitarbeiter auf Reisen oder an anderen Standorten befinden.

Mit DocuWare werden Freigabeprozesse im Vertragsmanagement komplett digital abgebildet: Workflows können parallel oder linear ablaufen. Nehmen einzelne Mitarbeiter Änderungen am Vertrag vor, so garantiert das in DocuWare integrierte Versionsmanagement, dass die übrigen Prozessbeteiligten stets die neueste Version des Vertrags vorgelegt bekommen. Ein weiterer Vorteil ergibt sich dadurch, dass Mitarbeiter von überall auf die Unterlagen zugreifen können. Die Vertragsunterzeichnung verläuft schneller und Ihr Unternehmen tritt früher mit einem neuen Produkt oder einer neuen Dienstleistung am Markt auf.