Digitale Formulare

Egal ob Bestellungsanforderung, Personaldatenerfassung, Kundenbefragung oder Lieferantenaudit, Unternehmen stehen bei der Verwendung von betrieblichen Formularen, Papier und PDFs vor verschiedenen Herausforderungen. Eine zentrale Schwierigkeit besteht darin, dass der Einsatz von physischen Dokumenten wie Papierformularen und einzelne PDF-Formulare zu ineffizienten Workflows führt. Manuelle Prozesse, wie das Ausfüllen, Überprüfen, Übertragen der Inhalte und Weiterleiten dieser Dokumente, sind zeitaufwendig und fehleranfällig.

Oft ist die Lesbarkeit und Verständlichkeit von handgeschriebenen Formularen ein Problem. Wenn Formulare von Hand ausgefüllt werden, können Unleserlichkeit, Tippfehler und Auslassungen zu Missverständnissen und Verzögerungen bei der Bearbeitung führen. Dies kann zu Fehlern in Geschäftsprozessen und zu Kommunikationsschwierigkeiten führen. In einem Unternehmen, das noch nicht digitalisiert ist, ist es außerdem schwierig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu der jeweils aktuellen Version der benötigten Formulare haben. Manchmal gibt es in unterschiedlichen Abteilungen auch Abteilungsvarianten des gleichen Formulars.

Unternehmen, die auf Papier- und PDF-Formulare angewiesen sind, haben Schwierigkeiten bei der Skalierung und Anpassung ihrer Prozesse. Die Erstellung und Aktualisierung von Formularen ist ein manueller, arbeitsintensiver Prozess, der bei wachsenden Unternehmen zu Engpässen führen kann. Ebenso ist die Auswertung von Informationen aus Papierformularen und PDFs kompliziert, da sie möglicherweise manuell erfasst und analysiert werden müssen.

Schließlich sind Unternehmen mit betrieblichen Formularen mit dem Problem der Datensicherheit und dem Schutz von sensiblen Informationen konfrontiert. In einem Umfeld, in dem physische Formulare oder PDFs in Dateiverzeichnissen verwendet werden, ist es schwieriger, den Zugang zu vertraulichen Informationen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass diese vor unbefugten Personen geschützt sind.

Insgesamt stellen betriebliche Formulare, Papier und PDFs ohne geeignete Digitalisierung für Unternehmen eine Vielzahl von Herausforderungen dar. Die Ineffizienz, Sicherheitsrisiken und Skalierbarkeitsprobleme, die sich aus der Nutzung dieser Dokumente ergeben, können zu verminderten Produktivitäts- und Wettbewerbsfähigkeitsvorteilen führen. Eine Lösung für diese Herausforderungen besteht darin, die Vorteile, die DocuWare bietet zu nutzen und betriebliche Formulare als integraler Bestandteil digitaler Geschäftsprozesse bereitzustellen.