Digitale Archivierung

Die digitale Archivierung bietet mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile, die nicht nur die Effizienz der Geschäftsprozesse verbessern und Kosten senken, sondern auch eine Optimierung bei Sicherheit und Compliance gewährleisten. Durch die Verwendung moderner Archivierungstechnologien und -prozesse können Unternehmen ihre Informationen schneller und zuverlässig erfassen, zur Verfügung stellen und ggf. auch wiederherstellen. Die Möglichkeit, alle Daten zentral und strukturiert zu speichern und zu organisieren, verbessert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten. Die Investition in digitale Archivierung ist ein wichtiger Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und zukünftige Herausforderungen zu bewältigen.

Was ist digitale Archivierung?

Zuerst einmal, was ist digitale Archivierung nicht: die Ablage von Dateien in Dateiverzeichnissen mit einem beliebig gestaltbaren Dateibaum. Digitale Archivierung ist darauf ausgelegt, dass Dokumente, zwingend strukturiert, langfristig, sicher, geschützt vor unbefugtem Zugriff aufbewahrt werden und das Löschen von Dokumenten nach vorher definierten Regeln erfolgt. Die Struktur der Dateiattribute, nach denen Dokumente wieder aufgefunden werden können, ist definiert, sodass Inkonsistenzen wie bei der Dateibablage gar nicht erst entstehen können. Und schließlich können Veränderungen von Dokumenten, ob autorisiert mit Versionierung oder unautorisiert in einem Archivierungssystem sicher festgestellt werden, während das in einem Dateisystem nicht möglich ist. Deshalb erfüllt das Archivierungssystem DocuWare die GoBD Compliance, d.h. unter anderem werden die Dokumente revisionssicher aufbewahrt, während das weder auf der Festplatte im Dateiexplorer noch in einem Speicher in der Cloud wie Dropbox und nicht einmal in Sharepoint der Fall ist. Digitale bzw. elektronische Archivierung schützt Dokumente vor unbefugtem Zugriff, bei DocuWare über ein mächtiges Rollenkonzept, und die Dokumentdateien sind vor dem Zugriff von Anwendern geschützt. Ein Dienst überprüft bei einer Dokumentrecherche die Leseberechtigung auf das Dokument und wenn diese vorliegt, liefert ein anderer Dienst das Dokument an den anfragenden Benutzer aus. Dokumente werden deshalb nie an ihrem Speicherort geöffnet, sondern immer an dem lokalen Arbeitsplatz des Anwenders. Das schützt auch in besonderem Maße vor den Wirkungen von Schadware.

Die wichtigsten Anforderungen an eine digitale Archivierung

Ein effektives digitales Archivierungssystem ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen und Dokumente sicher aufbewahrt werden. In der heutigen Welt der digitalen Informationen sind die Anforderungen an ein solches System höher denn je. DocuWare erfüllt alle Anforderungen, die ein digitales Archivierungssystem erfüllen sollte. Die wichtigsten hiervon sind:

  • Sicherheit: DocuWare ermöglicht, dass Dokumente sicher und vor unautorisierten Zugriffen geschützt sind. Dies kann durch den Einsatz von Berechtigungskonzepten und Verschlüsselungstechnologien erreicht werden.
  • Skalierbarkeit: DocuWare ist in der Lage, Dokumente in großem Umfang zu verwalten und zu speichern, während es dennoch einfach zu bedienen bleibt.
  • Suchbarkeit: Eine der wichtigsten Anforderungen an ein digitales Archivierungssystem ist, dass es einfach und schnell durchsucht werden kann. DocuWare erreicht dies durch den Einsatz von intelligenten Suchfunktionen und einer intuitiven Benutzeroberfläche.
  • Kompatibilität: DocuWare ist mit einer Vielzahl von Dateiformaten und Anwendungen kompatibel, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen und Dateiformate gespeichert werden können.
  • Langfristige Aufbewahrung: DocuWare ist in der Lage, Daten langfristig aufzubewahren, unabhängig von technologischen Veränderungen oder veralteten Dateiformaten.
  • Flexibilität: DocuWare ist flexibel und in der Lage, sich an die Bedürfnisse und Anforderungen der Benutzer und deren Geschäftsprozesse anzupassen.
  • Compliance: Ein digitales Archivierungssystem sollte gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. DocuWare erfüllt dies in jeglicher Hinsicht
  • Automatisierung: DocuWare ist in der Lage, automatisch Dokumente zu speichern und zu organisieren, um Zeit und Aufwand zu sparen. Der Komfort bei der Dokumentrecherche und die Effektivität bei der Dokumentablage gegenüber der traditionellen Archivierung von Papierbelegen sparen Zeit, Geld und entlasten die Mitarbeiter.
  • Transparenz: Mit DocuWare erhalten eine bessere Übersicht über Ihre Aktenlage. Dokumente können per Verlinkung oder über gemeinsame Attribute wie z.B. einer Bestellnummer im Sachzusammenhang gesichtet werden. Der Zugriff erfolgt in Sekundenschnelle.
  • Löschregeln: Egal ob aus Gründen der DSGVO oder weil die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, ein definierter Löschworkflow entfernt die betroffenen Dokumente nach den konfigurierten Regeln.

Insgesamt sind dies nur einige der wichtigsten Anforderungen, die DocuWare erfüllt.

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