Die Bedeutung von KI im Dokumentenmanagement

| Verfasser: Gerhard M. von Sachsen Gessaphe

Ein Rückblick auf die DocuWorld 2024 in Berlin

Am 25. und 26. April 2024 war es wieder so weit: In Berlin trafen sich über 700 Teilnehmende aus mehr als 34 Ländern zur DocuWorld 2024. Die DMS Beratungs- und Projektgesellschaft mbH, seit 27 Jahren verlässlicher Partner der DocuWare GmbH, war ebenfalls vertreten. Als Geschäftsführer der DMS GmbH hatte ich die Ehre, an diesem inspirierenden Event teilzunehmen, und nutzte die Gelegenheit, mich über die neuesten Fortschritte im Bereich Künstliche Intelligenz und deren Anwendung im Dokumentenmanagement zu informieren.

Die Rolle der DocuWorld in der Dokumentenmanagement-Branche

Portrait mit zwei Personen ( Max Ertl und Gerhard von Sachsen Gessaphe) vor einer blauen Wand auf der DocuWorld in Berlin
Von links: Max Ertl Geschäftsführer der DocuWare GmbH und Gerhard von Sachsen Gessaphe Geschäftsführer der DMS GmbH

Die DocuWorld hat sich in den letzten Jahren zu einem der bedeutendsten Events im Bereich des Dokumentenmanagements entwickelt. Sie bietet eine Plattform, auf der Partner der DocuWare GmbH zusammenkommen, um sich über die aktuellen Entwicklungen und künftigen Herausforderungen auszutauschen. In diesem Jahr standen Themen wie die Weiterentwicklung von cloudbasierten Lösungen und die Implementierung von KI-Technologien mit den damit verbundenen weiteren Automatisierungsmöglichkeiten von Arbeitsprozessen im Vordergrund. Dies war besonders spannend angesichts der Übernahme des KI-Spezialisten Natif.ai als 100-prozentige Tochter der DocuWare GmbH im Frühjahr dieses Jahres (siehe Blogartikel Der Natif.ai Coup der DocuWare GmbH ).
Das Event ermöglichte es nicht nur, Einblicke in die neuesten Funktionen und Updates des Enterprise Content Management Systems (ECMS) DocuWare zu gewinnen, sondern auch, über die größeren Trends und Veränderungen in der Branche zu diskutieren.

KI als Innovationstreiber im Dokumentenmanagement

Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern bereits in vielen Bereichen des Arbeitsalltags angekommen. Im Dokumentenmanagement spielt KI eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung und Optimierung von Prozessen. Dokumentenerkennung, Klassifizierung, die intelligente Analyse von Inhalten sowie die Automatisierung von Arbeitsabläufen sind nur einige der Bereiche, in denen KI-Technologien mittlerweile angewendet werden.
Ein wichtiger Aspekt der Diskussionen war dabei die Fähigkeit von KI, Dokumente nicht nur schneller zu verarbeiten, sondern sie auch inhaltlich besser zu verstehen. Durch den Einsatz von Machine Learning und Natural Language Processing (NLP) können Systeme nunmehr den Kontext von Dokumenten analysieren und so automatisiert Vorschläge für Bearbeitungsschritte liefern. Dies bietet besonders in stark regulierten Branchen enorme Vorteile.

Die Zukunft des Dokumentenmanagements: Integration von KI für On-Premise-Systeme und Cloud

Ein weiteres wichtiges Thema der DocuWorld 2024 war die Integration von cloudbasierten Technologien mit Künstlicher Intelligenz. Die Möglichkeit von Dokumentenmanagement-Lösungen in der Cloud bietet Unternehmen Flexibilität und erleichtert den Einsatz von KI-gestützten Tools. Große Mengen an Dokumenten über verschiedene geografische Standorte hinweg effizient zu verwalten und Arbeitsprozesse zu automatisieren ist hier identisch möglich, wie immer schon mit den On Premise Installationen.
Besonders im Bereich der Datensicherheit und Compliance ergeben sich durch die Kombination von Cloud und KI spannende neue Möglichkeiten besonders für kleinere Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung haben. Die ganze Palette automatisierter Verarbeitungsmöglichkeiten mit KI steht also Docuware Systemen zur Verfügung, die On Premise, d.h. auf den firmeneigenen Rechnern betrieben werden, genauso wie in der Cloud. Automatisierte Überprüfungen und intelligente Workflows sorgen dafür, dass Dokumente jederzeit den geltenden Vorschriften entsprechen, und minimieren das Risiko menschlicher Fehler. Für Unternehmen bedeutet dies nicht nur eine höhere Effizienz, sondern auch eine Verringerung von Haftungsrisiken.

Auf der DocuWorld 2024 wurden neue Entwicklungen in diesem Bereich vorgestellt, die zeigen, dass die Integration von KI nicht nur eine technologische Innovation, sondern auch einen strategischen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen darstellt. Die Möglichkeit, von überall aus auf Dokumente zuzugreifen und gleichzeitig von den Vorteilen der KI-gestützten Prozessoptimierung zu profitieren, ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg moderner Unternehmen.

Persönliche Eindrücke und Netzwerken auf der DocuWorld

Neben den spannenden Fachvorträgen und Diskussionen bot die DocuWorld 2024 auch die Möglichkeit, wertvolle Kontakte zu pflegen und neue Partnerschaften zu knüpfen. Für mich als Geschäftsführer der DMS GmbH war es eine besonders wertvolle Gelegenheit, mit langjährigen Partnern wieder in Kontakt zu treten und die Beziehungen weiter zu festigen.
Die Gespräche mit anderen Teilnehmern haben gezeigt, dass die Herausforderungen, vor denen Unternehmen heute stehen, oft ähnlich sind – sei es die Notwendigkeit, mit den rasanten technologischen Entwicklungen Schritt zu halten, oder der Wunsch, die eigenen Prozesse effizienter zu gestalten. Es war inspirierend zu sehen, wie Unternehmen weltweit diese Herausforderungen angehen und innovative Lösungen finden.
Die Möglichkeit, direkt mit Experten von natif.ai im Bereich der Künstlichen Intelligenz zu sprechen und konkrete Anwendungsfälle zu diskutieren, war eine Bereicherung. Es war beeindruckend zu sehen, wie weit diese Technologie bereits in der Praxis eingesetzt wird und welche Potenziale noch in ihr schlummern.

Fazit: Die Zukunft des Dokumentenmanagements ist intelligent und vernetzt

Die DocuWorld 2024 hat einmal mehr gezeigt, dass das Dokumentenmanagement sich in einem rasanten Wandel befindet. Die Integration von Künstlicher Intelligenz und cloudbasierten Lösungen eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Aber auch die On Premise Variante profitiert in gleicher Weise von diesen Entwicklungen. Dabei stehen nicht nur technologische Innovationen im Vordergrund, sondern auch die Frage, wie Unternehmen ihre Arbeitsweise grundlegend verändern müssen, um von diesen Neuerungen zu profitieren.
Für die DMS GmbH als langjähriger Partner der DocuWare GmbH ist es von entscheidender Bedeutung, diese Entwicklungen genau zu verfolgen und unsere Kunden dabei zu unterstützen, die Potenziale von KI und Cloud-Technologien oder On Premise Lösungen bestmöglich zu nutzen. Die DocuWorld 2024 hat gezeigt, dass wir uns auf dem richtigen Weg befinden und gemeinsam mit unseren Kunden die digitale Zukunft des Dokumentenmanagements gestalten können.
Wir freuen uns darauf, auch in den kommenden Jahren Teil dieser spannenden Entwicklung zu sein und die Herausforderungen der Digitalisierung gemeinsam mit unseren Kunden zu meistern. Die Zukunft des Dokumentenmanagements ist nicht nur digital, sie ist intelligent und vernetzt – und wir sind bereit und motiviert, diesen Weg mit unseren Kunden zu gehen.

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