Digitale Dokumentenverwaltung die Qual der Wahl

So finden Unternehmen die passende Lösung

06.05.2025 00:00 | Verfasser: Gerhard M. von Sachsen Gessaphe

1. Benutzerfreundlichkeit trifft auf Struktur: Der Grundstein effizienter Dokumentenprozesse

Ein Dokumentenmanagementsystem ist weit mehr als nur ein digitales Archiv. Es bildet das Rückgrat moderner Informationsprozesse. Deshalb sollte bereits bei der Einführung eines DMS besonderer Wert auf eine einfache und intuitive Bedienbarkeit gelegt werden. Wenn Mitarbeitende sich schnell im System zurechtfinden und ohne lange Schulungen loslegen können, steigt nicht nur die Akzeptanz, sondern auch die Effizienz im Arbeitsalltag spürbar. Ein durchdachtes, benutzerzentriertes Design hilft dabei, Suchzeiten zu verkürzen und Arbeitsprozesse flüssiger zu gestalten.

Dazu gehört auch eine klare, logisch aufgebaute Struktur innerhalb des Systems. Eine intelligente Indexierung, automatisierte Schlagwortvergabe und die Möglichkeit, Dokumente nach individuell definierbaren Kriterien zu klassifizieren, sorgen für Ordnung. Ob Rechnungen, Verträge oder projektbezogene Unterlagen – alles ist mit wenigen Klicks auffindbar. Gerade in wachsenden Unternehmen oder in Teams mit vielen verschiedenen Nutzer:innen ist diese Übersichtlichkeit ein entscheidender Faktor.

Neben der Oberfläche spielt auch der mobile Zugriff eine zentrale Rolle. In einer zunehmend flexiblen Arbeitswelt – mit Homeoffice, Dienstreisen oder hybriden Teams – muss das DMS jederzeit und ortsunabhängig verfügbar sein. Die besten Systeme ermöglichen den sicheren Zugriff über verschiedene Geräte hinweg – ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.

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2. Sicherheit, Recht und Kontrolle: Warum Vertrauen auf Technik basiert

Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem muss nicht nur funktional, sondern auch rechtlich und sicherheitstechnisch zuverlässig sein. Unternehmen verwalten heute eine Vielzahl sensibler Informationen – von personenbezogenen Daten bis hin zu vertraulichen Geschäftsunterlagen. Ein DMS sollte daher über ausgeklügelte Sicherheitsmechanismen verfügen. Dazu zählen rollenbasierte Zugriffskontrollen, Verschlüsselungstechnologien sowie regelmäßige, automatisierte Backups.

Auch rechtliche Vorgaben dürfen nicht vernachlässigt werden. Besonders in Deutschland gelten strenge Richtlinien zur Archivierung und Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Dokumenten. Ein DMS muss daher revisionssicher sein und gesetzliche Aufbewahrungsfristen zuverlässig einhalten können. Nur so lässt sich vermeiden, dass Unternehmen bei Prüfungen oder im Streitfall angreifbar sind. Systeme, die eine Zertifizierung nach gängigen Normen wie GoBD oder ISO 27001 vorweisen, bieten hier zusätzliche Sicherheit.

Ein weiterer Vorteil eines guten DMS ist die vollständige Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Zugriffe. Jede Bearbeitung, jedes Löschen und jedes Verschieben wird protokolliert. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Informationen verarbeitet hat – ein Aspekt, der nicht nur für interne Kontrolle, sondern auch für externe Audits essenziell ist.

3. Flexibilität und Zukunftsfähigkeit: Ein DMS wächst mit dem Unternehmen

Ein oft unterschätzter Aspekt bei der Wahl eines Dokumentenmanagementsystems ist dessen Skalierbarkeit. Viele Unternehmen starten mit einem kleineren System und erweitern dieses mit dem Wachstum ihres Geschäfts. Ein gutes DMS sollte also mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen können – sei es durch zusätzliche Nutzerlizenzen, erweiterte Speicherkapazitäten oder neue Funktionalitäten.

Darüber hinaus ist es entscheidend, wie gut sich das DMS in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lässt. Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen ermöglichen einen reibungslosen Datenfluss und vermeiden doppelte Arbeit. Je nahtloser die Integration, desto höher ist der tatsächliche Nutzen im Tagesgeschäft. Systeme, die über offene APIs verfügen oder gängige Formate unterstützen, bieten hier entscheidende Vorteile.

Nicht zuletzt sollten Unternehmen darauf achten, dass das DMS individuell anpassbar ist. Jeder Betrieb hat andere Abläufe, Prioritäten und Compliance-Vorgaben. Ein System, das sich flexibel auf die spezifischen Bedürfnisse einstellen lässt – sei es durch Workflows, individuelle Masken oder benutzerdefinierte Felder – zahlt sich langfristig aus. Denn nur so wird das DMS zu einem echten Werkzeug für produktiveres Arbeiten und nicht zur digitalen Last.