Arbeiten mit DMS

Dokumentenmanagement-Systeme sorgen in Unternehmen für schnelle und bessere Informationen über Geschäftsvorfälle, effizientere Bürokommunikation, Kosteneinsparungen und Imagegewinn durch professionellere Supportmöglichkeiten gegenüber dem Kunden.

Mittels einer Document-Imaging-Komponente werden Papierdokumente über einen Dokumenten-Scanner digitalisiert und in das Dokumentenmanagementsystem eingebracht. Damit löst das DMS die traditionelle Schriftgutverwaltung ab. Das papierfreie Büro unterstützt Arbeitsprozesse auf mehreren Wegen: Der zentrale Zugriff auf die Dokumente schützt vor Inkonsistenzen, es steht immer die neueste Version eines Dokumentes mit allen Annotationen für den Anwender bereit. Arbeitsplatzbezogene Archive entfallen, Kopien müssen nicht mehr angefertigt werden. Der Zugriff auf die digital archivierten Dokumente kann bis auf Feldebene gesteuert werden. Daher ist ein Dokumenten- managementsystem auch bestens für den sensiblen Personal- bereich geeignet und bieten dort mehr Sicherheit als konventionell aufbewahrte Personalakten.

Die meisten Dokumentenmanagementsysteme, wie z.B. DocuWare enthalten Funktionen, mit denen Workflows realisiert werden können. Als Third-Party-Produkte gibt es mächtige Workflowsysteme, mit denen komplexe Geschäftsprozesse abgebildet werden können.

Nicht zuletzt sorgt Ordnung auf dem Schreibtisch für ein angenehmes Arbeitsklima. Durch den Wegfall der lästigen Suche und Recherche nach Dokumenten bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Einmal eingescannt und elektronisch in einem DMS archiviert, können die meisten Papierdokumente entsorgt werden. Die weitere Bearbeitung erfolgt digital. Der Bearbeitungsprozess kann identisch mit der Bearbeitung von Papierunterlagen gestaltet werden. Elektronisch archivierte Dokumente sind für alle berechtigten Personen zugänglich und können von diesen mit wenig Aufwand in Sekundenschnelle gefunden werden. Die Verschlagwortung der Dokumente (oft auch Indizierung oder Attributierung genannt), die bei der Archivierung der Dokumente vorgenommen wird, stellt sicher, dass Dokumente sicher wieder aufgefunden werden. Ganz leicht können so Dokumente in gemeinsamen Kontexten (z.B. alle Dokumente oder definierte Dokumentarten zu einem bestimmten Projekt, alle Rechnungen an einen Kunden innerhalb einer Zeitperiode,...) aufgerufen und durchgeblättert werden.

Damit Sie sich ein Bild machen können, wie ein Arbeitsablauf mit einem DMS aussehen kann, finden Sie hier ein Beispiel mit dem DMS DocuWare. Dieser Ablauf kann bei anderen DMS variieren.