Mehr denn je sind Unternehmen heute auf eine reibungslose Kommunikationsstruktur angewiesen um eingehende Nachrichten zuverlässig und schnell bearbeiten zu können. Auf dem traditionellem Wege bedeutet dies häufig einen hohen Organisationsaufwand. Faxe und Nachrichten auf dem Anrufbeantworter werden zentral empfangen und müssen weitergeleitet werden. Faxe im Original oder als Scan per Mail, Nachrichten des Anrufbeantworters zusätzlich noch transkribiert.

Mit IXI-UMS empfängt jeder Mitarbeiter, die für ihn vorgesehenen Nachrichten (Anrufbeantworter und SMS) und Faxe einfach per Mail. Der Computer wird zum universellen Endgerät, der Benutzer muss sich keine Gedanken mehr machen, wer ihn auf welche Art erreichen möchte. Alle Funktionalitäten des E-Mail Clients wie Outlook oder Notes, wie z.B. Beantworten, Weiterleiten oder Kommentar beifügen stehen für die eingehenden Nachrichten zur Verfügung und garantieren so eine schnelle Bearbeitung und reibungslose Workflows.

Versucht man Sie oder Ihre Mitarbeiter per Fax, SMS oder Anrufbeantworter zu kontaktieren, wird von IXI-UMS ein E-Mail an die gewünschte Person zugestellt. Eine SMS steht dabei direkt in der E-Mail, Faxe werden als grafische Datei, Sprachnachrichten als WAV-Dateien angehängt. Damit sicher gestellt ist, dass jeder Mitarbeiter nur die für Ihn bestimmten Nachrichten erhält, bietet Servonic jedem Mitarbeiter eine eigene Fax-Durchwahl und einen eigenen virtuellen Anrufbeantworter.
Geht eine Nachricht ein, erhält der zuständige Mitarbeiter in seinem E-Mail Client (z.B. Outlook) eine E-Mail, die er wie gewohnt bearbeiten und bei Bedarf in Ihrem Dokumenten-Management-System ablegen kann. Sollten Regeln in dem E-Mail-Client angelegt haben, wie z.B. das Weiterleiten von Nachrichten bei Abwesenheit, gelten diese Regeln auch für die IXI-UMS Nachrichten. So können eingehende Nachrichten auch von unterwegs einfach über Handy, Telefon, Web oder WAP abgerufen werden.

• Wegfallen für Anschaffungskosten für Faxgeräte und Papier
• Persönliche Faxdurchwahlen für jeden Mitarbeiter
• Einfache Bearbeitung und Beantwortung über E-Mail-Client
• Optional angebotene OCR-Funktion für Umwandlung des Anhanges in Text im E-Mail Body
• Bei elektronische Archivierung wegfallen des Scanvorgangs
• Einrichtung von Unternehmensweiten, abteilungsweiten oder individuellen Faxdeckblättern für jeden Benutzer möglich, inkl. Einbindung dynamischer Inhalte aus Mail-Feldern oder VCards für die Integration individueller Daten.
• Least Cost Routing für ausgehende Faxe

• Persönliche Anrufbeantworter für jeden Mitarbeiter. Hinterlegung einer individuellen Ansage möglich
• Fernzugriff und -abfrage
• einfaches Weiterleiten und Abspeichern von Originalnachrichten.

• Komfortables Erstellen von SMS über Computertastatur
• Zentrale Archivierung möglich

• Information über neue Nachrichten per SMS
• Regelbasierte Weiterleitung von Nachrichten
• Zugriff in Posteingang über Handy, Telefon, WAP oder Web, wobei sämtliche Nachrichten (incl. E-mails) je nach Zugriff sowohl gelesen wie auch abgehört werden können.